Oto servis iş emri formu örneği (ücretsiz PDF)
ASYS,
Oto servis iş emri formu, bir araçta yapılacak işi, kullanılacak parçaları, işçiliği ve tutarı tek sayfada toplayan belgedir. Formda iş emri numarası, müşteri ve araç bilgisi, giriş ve çıkış kilometresi, arıza tespiti, parça ve işçilik kalemleri, KDV ile toplam ve müşteri onayı bulunur. Şablonu indirip yazdırabilir ya da ASYS'de iş emrini dijital açıp PDF'ini alabilirsiniz.
A4, tek sayfa: parça ve işçilik tabloları, KDV, müşteri onayı ve teslim imzası.
İş emri formu nasıl hazırlanır?
- Numara verin. Her iş emrinin tekrar etmeyen bir numarası olsun; geçmişte aramayı ve faturayla eşleştirmeyi kolaylaştırır.
- Müşteri ve aracı yazın: ad soyad, telefon, plaka, marka-model, giriş kilometresi.
- Müşterinin isteğini araç kabul formundan aynen aktarın.
- Arıza tespitini ayrı yazın. Müşterinin söylediği ile sizin bulduğunuz farklı olabilir.
- Parça ve işçilik kalemlerini satır satır girin, ara toplamı ve KDV'yi ayrı gösterin.
- Müşteriden onay alın. Fiyat değişecekse işe başlamadan yeniden onay alın.
- Teslimde çıkış kilometresini ve teslim imzasını ekleyin.
Parça ve işçilik kalemleri nasıl yazılır?
- Parçada kod, ad, miktar, birim, birim fiyat ve tutar olsun. Yağ gibi sıvılarda birimi litre yazın: "4 lt motor yağı" ile "1 adet motor yağı" aynı şey değildir.
- İşçiliği işin adıyla yazın: "ön fren balatası değişimi", "periyodik bakım işçiliği". Saat ya da sabit ücret olarak gösterebilirsiniz.
- Dışarıya yaptırdığınız işi (torna, rot-balans, döşeme) ayrı satırda belirtin.
- KDV'yi ara toplamdan sonra ayrı satırda gösterin; müşteri neye ne ödediğini görür.
Teklif (proforma) ile fatura çıktısının farkı
Teklif, iş başlamadan müşteriye verilen fiyat bilgisidir; fatura değildir ve ödeme yükümlülüğü doğurmaz. Fatura çıktısı ise iş bittikten sonra kesilen tutarı gösterir. ASYS'de iş emrinden teklif PDF'i alınır ya da müşteriye e-postayla gönderilir; iş tamamlanınca aynı ekrandan fatura oluşturulur.
ASYS'nin fatura çıktısı resmi e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi değildir. Resmi faturanızı kullandığınız e-belge sisteminden kesmeye devam edersiniz.
Excel ve Word şablonunun sınırları
Excel'de hazırlanan bir iş emri tek başına iyi bir başlangıçtır. Sınırı, kayıtların birbirine bağlanmamasıdır: aynı aracın önceki iş emirlerini bulmak, kullanılan parçayı stoktan düşmek, müşterinin borcunu takip etmek ve bakım zamanı gelenleri görmek ayrı ayrı elle yapılır.
Kayıtlar çoğaldıkça dosyalar ayrılır, bilgisayar değişince ya da dosya silinince geçmiş gider. Bulut programda iş emri müşteriye, araca, stoğa ve cariye kendiliğinden bağlanır.
ASYS'de iş emri
- İstek formundan tek düğmeyle açılır; müşterinin istekleri ve kilometre kendiliğinden geçer.
- Stoktaki parça Envanterden ekle ile gelir, iş emri kaydedilince stoktan düşer.
- Pano işin hangi aşamada olduğunu gösterir: bekliyor, devam ediyor, parça bekliyor, tamamlandı.
- Müşteri aracının durumunu QR kodu ya da WhatsApp'tan gönderdiğiniz bağlantıyla görür.
- Fatura kesilince borç müşterinin carisine yazılır; kısmi ödeme ve havale dekontu aynı ekrandan alınır.