Araç kabul (istek) formu nasıl doldurulur?
- Kayıtlı müşteriyi seçin; müşterinin araçları düğme olarak gelir, birine basınca araç bilgileri dolar.
- Yeni araçsa plakayı yazın ya da ruhsatı tarayın (bkz. aşağıda).
- Müşterinin isteklerini, kilometreyi ve yakıt seviyesini girin.
- Kaydedin. Form numarası verilir; ekspertiz (hasar şeması, araç fotoğrafları, lastik ve fren kontrolü) ve kalite kontrol aynı formun sekmeleridir.
Kimlik, ruhsat ve plaka fotoğrafından otomatik doldurma
Yeni müşteri eklerken Kimliği tara ile T.C. kimlik kartının fotoğrafını çekersiniz; ad, soyad, T.C. kimlik no ve doğum tarihi forma gelir. Ruhsatı tara; plaka, marka, model, yıl, yakıt, renk, şase ve motor numarasını, müşteri eklerken ruhsat sahibinin adını da doldurur. Plakanın yanındaki Tara düğmesi aracın fotoğrafından plakayı okur.
Okuma yalnız boş alanları doldurur, yazdığınızı ezmez. Fotoğraf bulanıksa bazı alanları elle düzeltmeniz gerekebilir; kaydetmeden önce bir göz atın.
İşçilik, parça ve taşeron kalemleri
- Stoktaki parça Envanterden ekle ile gelir ve iş emri kaydedilince stoktan düşer. Stokta olmayan parçayı elle yazarsınız.
- Parçanın birimi (adet, lt, kg, m, takım) teklifte "4 lt" gibi görünür.
- İşçilik katalogdan seçilir ya da elle yazılır; dışarıya yaptırılan iş taşeron kalemi olur ve maliyeti tedarikçinin carisine yazılır.
- Pano işin nerede olduğunu gösterir: Bekliyor, Devam ediyor, Parça bekliyor, Tamamlandı. Kartı tek düğmeyle ilerletirsiniz.
Müşteri aracının durumunu nasıl görür?
Her iş emrinin bir QR kodu ve bağlantısı vardır. Müşteri QR kodu okutur ya da WhatsApp'tan gönderdiğiniz bağlantıyı açar; aracın durumunu, yapılan işleri ve kullanılan parçaları görür. Giriş yapması gerekmez.
Bağlantı tahmin edilemeyecek biçimde üretilir. İş emri ekranındaki WhatsApp düğmeleri "servise alındı" ve "durum ve yapılan işler" mesajlarını metni hazır olarak açar.
Hangi PDF belgeler çıkar?
- Proforma (fiyat teklifi): ekranda açılır ya da müşteriye e-postayla gider. Teklif fatura değildir.
- Fatura çıktısı: iş tamamlanınca KDV oranı seçilip fatura oluşturulur; müşterinin e-postası kayıtlıysa "faturanız hazır" e-postası gider.
- İstek formu, ekspertiz ve kalite kontrol çıktıları.
- Aracın bakım kartı: servis geçmişinin PDF'i.
ASYS resmi e-Fatura veya e-Arşiv düzenlemez; resmi faturanızı kullandığınız e-belge sisteminden kesersiniz.
Aracın geçmişi: plaka, kilometre, fotoğraflar
Araç kartında aracın bütün iş emirleri, kilometresi ve fotoğrafları durur. Plakayı ya da iş emri numarasını yazınca geçmiş yılların kayıtları da bulunur. İş emrine kameradan ya da dosyadan en çok 30 fotoğraf eklenir.