Excel'den oto servis programına geçiş: adım adım

Geçişi kolaylaştıran yol: bugünden itibaren

Yıllardır biriken Excel satırlarını programa taşımaya çalışmak geçişi aylarca erteletir. Daha kolayı şudur: belirlediğiniz günden sonra servise gelen her araç programa kaydedilir. Düzenli gelen müşterilerinizin kaydı birkaç hafta içinde kendiliğinden oluşur.

Adım adım geçiş planı

1. Bir başlangıç günü seçin. Hafta başı iyi bir tercihtir; o günden sonra yeni iş emri yalnız programda açılır.
2. Gelen her müşteride kimliği ve ruhsatı tarayın: ad soyad, plaka, marka, model ve şase elle yazılmadan dolar.
3. Açık veresiye bakiyelerini girin: alacağınız olan müşterilerin carisine eski bakiyeyi devir olarak yazın, varsa vadesini de ekleyin.
4. Rafı sayın: kullandığınız parçaları kod, ad, açılış stoğu ve en az stok değeriyle girin. Az kullanılan parçaları ilk ihtiyaç olduğunda eklemek de olur.
5. Kasa ve banka hesaplarınızı açılış bakiyesiyle tanımlayın; o günden sonra her tahsilat doğru hesaba yazılır.
6. Çalışanlarınızın kullanıcı hesaplarını açtırın; her biri kendi telefonundan ya da atölyedeki tabletten girsin.
7. Excel dosyasını silmeyin, salt okunur arşiv olarak saklayın. Eski bir kaydı ararken bir süre ona bakacaksınız.

İlk hafta nelere dikkat edilmeli?

• Aynı işi iki yere yazmayın. Program başladıysa Excel'e yeni satır eklemeyin; yoksa hangisinin doğru olduğu karışır.
• Hafta sonunda raporlara bakın: kim ne kadar borçlu, hangi iş emri faturalanmadı. Eksik kalan kaydı o hafta tamamlayın.
• Takılan çalışana ekranın sağ üstündeki Kılavuz düğmesini gösterin; her ekran nasıl kullanılır orada adım adım yazar.

Eski kayıtlar ne olacak?

ASYS'de Excel dosyasından toplu içe aktarma yoktur. Eski müşteri ve araçlar, servise ilk geldiklerinde kaydedilir; kimlik ve ruhsat okuma, formun alanlarını sizin yerinize doldurur. Açık bakiyesi olan müşterileri ise ilk gün devir olarak girmeniz yeterlidir; böylece alacak takibi kesintisiz devam eder.