Araç kabul formu örneği (ücretsiz PDF)
ASYS,
Araç kabul formu, aracın servise girdiği andaki durumunu ve müşterinin ne istediğini kayda geçiren belgedir. Müşteri ve araç bilgisi, kilometre, yakıt seviyesi, müşterinin şikâyeti, mevcut hasarlar, araçta bırakılan eşyalar ve iki tarafın imzası bu formda yer alır. Aşağıdaki şablonu PDF olarak indirip yazdırabilir ya da aynı formu ASYS'de tabletten doldurabilirsiniz.
A4, tek sayfa, yazdırmaya hazır. Ücretsiz; üye olmanız gerekmez.
Araç kabul formunda hangi bilgiler olmalı?
- Müşteri: ad soyad, telefon; kurumsal müşteride unvan ve vergi numarası.
- Araç: plaka, marka ve model, model yılı, şase numarası.
- Giriş anı: tarih ve saat, kilometre, yakıt seviyesi.
- Müşterinin istekleri: şikâyeti müşterinin kendi sözleriyle, her istek ayrı satırda.
- Mevcut hasarlar ve eksikler: çizik, ezik, kırık, eksik parça; araç şeması üzerinde işaretli.
- Araçta bırakılanlar: stepne, kriko, yangın tüpü, ilk yardım çantası, araç kamerası gibi.
- Onaylar: ön onay alınmadan ek iş yapılmayacağı, test sürüşüne izin, değişen parçaların müşteriye verilip verilmeyeceği.
- Tahmini teslim tarihi ve iki imza: müşteri ve servis danışmanı.
Şikâyeti müşterinin cümlesiyle yazmak önemlidir. "Soğukta zor çalışıyor" ile "akü değişecek" aynı şey değildir; ilki müşterinin gördüğü sorun, ikincisi sizin teşhisiniz. Teşhis iş emrine yazılır.
Hasar ve eksik notu nasıl düşülür?
Aracı teslim alırken müşteriyle birlikte etrafında bir tur atın. Ön tampon, kaputlar, kapılar, arka tampon, camlar ve jantlar sırayla bakılır. Gördüğünüz her izi formdaki araç şeması üzerinde işaretleyin ve yanına kısa bir harf yazın: Ç çizik, E ezik, K kırık.
Mümkünse her hasarın fotoğrafını çekin. Teslimde "bu çizik sizde oldu" tartışması çıktığında elinizde tarihli bir kayıt olur. Kilometre ve yakıt göstergesini de fotoğraflamak aynı işi görür.
Araç teslim formundan farkı ne?
| Araç kabul formu | Araç teslim formu | |
|---|---|---|
| Ne zaman | Araç servise girerken | Araç müşteriye verilirken |
| Neyi kaydeder | Girişteki durum, müşterinin isteği, mevcut hasar | Yapılan işler, değişen parçalar, çıkış kilometresi, ödeme |
| Kimin imzası | Müşteri ve servis danışmanı | Teslim alan müşteri ve servis |
Birçok serviste ikisi tek belgenin iki yarısıdır: üst kısım girişte, alt kısım teslimde doldurulur. ASYS'de giriş kısmı istek formunda, teslim kısmı iş emrinde ve faturada tutulur.
Kâğıt form mu, dijital form mu?
| Kâğıt form | ASYS'de istek formu | |
|---|---|---|
| Eski kaydı bulmak | Klasörde tarih tarih arama | Plakayı ya da form numarasını yazınca, geçmiş yıllar dahil |
| Müşteri ve araç bilgisi | Elle yazılır | Kimlik ve ruhsat fotoğrafından okunur |
| Hasar fotoğrafı | Telefonda ayrı durur | Formun ekspertiz bölümüne eklenir |
| İş emrine geçiş | Yeniden yazılır | Formdan tek düğmeyle iş emri açılır |
| Çıktı | Fotokopi | Yazdırılır ya da PDF olarak indirilir |
Kâğıt formun da yeri var: internet olmayan bir yerde araç teslim alıyorsanız ya da müşteri ıslak imza istiyorsa yazdırılmış şablon işinizi görür.
Formu ASYS'de dijital doldurun
- İstek formunu açın, müşteriyi seçin; müşterinin araçları düğme olarak gelir.
- Araç yeni ise Ruhsatı tara ile plaka, marka, model, yıl, yakıt, renk, şase ve motor numarası dolar.
- Müşterinin isteklerini, kilometreyi ve yakıt seviyesini yazın, onay kutularını işaretleyin.
- Ekspertiz sekmesinde hasar şemasını işaretleyin, fotoğrafları ekleyin.
- Kaydedin; İş emri oluştur ile istekler iş emrine, kilometre giriş kilometresine geçer.
Sık sorulanlar
Şablonu kendi servisimin adıyla kullanabilir miyim?
Evet. Şablon ücretsizdir; yazdırıp üstüne kaşenizi basabilir ya da servis adınızı elle yazabilirsiniz. Formu çoğaltmak, işletmenizde kullanmak ve müşterilerinize vermek için izin almanız gerekmez.
Araç kabul formunu müşteriye imzalatmalı mıyım?
İmzalı form, aracın girişteki durumu ve müşterinin istediği iş konusunda iki taraf için de kayıt olur; teslimde çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır. Kendi işletmeniz için hukuki bir değerlendirme gerekiyorsa bir avukata danışın.